De locatie is gekozen, de fotograaf geboekt, de muziek ook, en de gasten? Dit is een van de moeilijkste onderdelen van de organisatie, want het raakt veel aspecten van je bruiloft, van het budget tot de locatie. Laten we in detail bekijken waar je rekening mee moet houden om de juiste keuzes te maken.
Dit zijn 6 tips voor de gastenlijst
Foto © My Happy Wedding
Budget
Dat je echt iedereen op je bruiloft wilt hebben, ook die nieuwe collega of dat verre familielid, is heel normaal. Voordat je mensen gaat uitnodigen, moet je je budget kennen. Meer gasten betekent meer couverts, grotere locaties, meer bedankjes en meer gasten om te vermaken.
Waar trouw je?
Denk bij het uitnodigen aan de plek van je bruiloft. Trouw je dicht bij huis, dan komen er waarschijnlijk meer mensen. Denk je aan een plek ver van huis of in het buitenland, bekijk dan goed of je gasten zo ver willen reizen, en houd er rekening mee dat er ook ouderen en kinderen zijn. Denk hierover na voordat je de uitnodigingen maakt.
De kerk en het restaurant
De grootte van de kerk en het restaurant is essentieel. Een bruiloft met veel gasten in een kerkje op het platteland of in een restaurant met weinig plaatsen is een van de fouten waar je op moet letten. Tijdens de ceremonie buiten de kerk staan in de zon of de kou vinden gasten niet prettig, en sommigen zitten misschien liever, bijvoorbeeld omdat ze ouder zijn. Overleg met de pastoor over de capaciteit en eventuele beperkingen. Voor het restaurant geeft de restauranthouder het maximale aantal gasten aan. Vraag ook hoeveel ruimte er overblijft voor de dansvloer: soms staan er zoveel tafels dat het echt lastig is om van de ene kant van de zaal naar de andere te lopen.
Hoe tel je de kinderen mee?
Stel dat van tweehonderd gasten tien gezinnen twee kinderen hebben: dan heb je zo’n twintig gasten meer, en dus twintig extra zitplaatsen. Om dat probleem te voorkomen vraag je het restaurant of er kinderopvang of animatie is, en vraag je de ouders of ze hun kinderen meenemen of niet. Laat niets aan het toeval over en ken het aantal gasten precies. Meer gasten zorgen voor problemen bij de tafelindeling en de accommodatie.
Plus één
Het gebeurt vaak dat je vrienden uitnodigt die al een tijdje een relatie hebben die nog niet helemaal duidelijk is. Is een familielid in zo’n situatie, dan is een plus één normaal, maar heb je bijvoorbeeld een collega die je over een relatie heeft verteld, terwijl je de partner nooit hebt ontmoet? Sla de plus één dan over en houd die plek vrij voor je vrienden of andere familieleden.
Komt iedereen of niet?
Dit is een groot dilemma: het restaurant laten weten hoeveel gasten er echt komen, is een van de grootste nachtmerries van elk stel. Meestal geef je de gasten een datum waarvoor ze moeten bevestigen, en de restauranthouder vertelt je de uiterste datum om het door te geven. Soms ontbreekt ondanks de bevestigingen toch een deel van de gasten; vraag het restaurant welk percentage wordt getolereerd en vanaf wanneer het menu toch in rekening wordt gebracht.
Veelgestelde vragen
Waar begin je met de gastenlijst?
Bij het budget en de capaciteit van de locatie: als je weet hoeveel mensen je kunt ontvangen, kun je zonder verrassingen bepalen wie je uitnodigt.
Hoe voorkom je dat mensen die je niet uitnodigt beledigd zijn?
Met duidelijke criteria die voor iedereen gelden (bijvoorbeeld alleen naaste familie, of geen collega’s) en door je keuze voor een kleine bruiloft vroeg te laten weten.
Come gestire la lista invitati in modo pratico?
Un foglio di calcolo condiviso tra gli sposi basta: una riga per invitato con conferma, bambini, menu speciali e tavolo. Molte app per sposi hanno anche una sezione invitati.
Wanneer stuur je de uitnodigingen?
Meestal twee tot drie maanden van tevoren, en nog eerder een «save the date» als veel gasten van ver komen.
